Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.

Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського відділу у години прийому відвідувачів. 

В Посольстві України здійснюються такі нотаріальні дії: Посвідчення довіреності, засвідчення підпису на документах, у тому числі підпису перекладача.

Перелік кроків, які  необхідно здійснити для вчинення нотаріальної дії: 

1. Записатись на прийом за допомогою онлайн-форми https://go.mfa.gov.ua/, обравши у відповідному розділі необхідну нотаріальну дію.

2. Підготувати в електронному вигляді проект документу (довіреності, заяви) у форматі Word та бути готовим у день вчинення нотаріальної дії відправити його на вказану консулом електронну адресу.

3. Особисто прибути в консульство у запланований день з такими документами:

- паспорт громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт) або паспорт громадянина України  (внутрішній паспорт) + копії;

- реєстраційний номер облікової картки платника податків (у разі оформлення довіреності) + копія;

- копія паспорта представника (у разі оформлення довіреності);

- інші документи залежно від характеру нотаріального документа (наприклад, копії документів про право власності на рухоме/нерухоме майно – у разі оформлення довіреності на розпорядження майном; 

  копія свідоцтва про народження, про смерть, про шлюб – якщо довіреність/заява стосується оформлення/прийняття спадщини, неповнолітньої дитини тощо).

4. Оплатити консульський збір за надання послуги  (див. на сайті Посольства відділ - Тарифи консульського збору).

У разі ігнорування перелічених вище кроків - нотаріальна дія не вчиняється.

Важлива інформація щодо нотаріальних дій: 

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України. У цьому випадку необхідно повторно здійснити попередній запис на прийом і призначити нову дату вчинення нотаріальної дії.

Нотаріально посвідчувані доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.

Якщо доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем або чорнилами, що зникають.

Допущення помилки у документах, що подаються до консульства для посвідчення, майже завжди призводить до неможливості їх подальшого використання і, як наслідок, - необхідності оформлення нового документа та повторної сплати консульського збору.

У цьому зв'язку рекомендується:

проект документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, неточно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють у консульстві документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори);

перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень – виправити/доповнити документ і подати консулу для доопрацювання.

 УВАГА! Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!

Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.

Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.