Взяття на консульський облік здійснюється у випадках:

1. Постійного проживання громадянина України за кордоном на законних підставах;

2. Тимчасового перебування громадянина України за кордоном на законних підставах більше ніж три місяці;

3. Зміни місця проживання в межах однієї держави (переїзд з консульського округу однієї закордонної дипломатичної установи України до консульського округу іншої) або переїзду з однієї іноземної держави до іншої;

4. Зміни меж консульського округу закордонної дипломатичної установи України;

5. Усиновлення дитини - громадянина України іноземцем або громадянином України, який постійно проживає за кордоном.

Прийняття на консульський облік громадянина України здійснюється у закордонній дипломатичній установі України, на території консульського округу якої він постійно проживає або планує тимчасово перебувати на законних підставах більше ніж три місяці.

Прийняття на консульський облік здійснюється на добровільній основі, за винятком прийняття на облік дітей-громадян України, усиновлених іноземцями або громадянами України, які постійно проживають за кордоном, на підставі заяви громадянина України або його законного представника, яка подається до ЗДУ особисто або надсилається поштою.